A importância do inventário físico periódico para evitar perdas.

Em qualquer empresa que trabalha com produtos, o controle físico do estoque é uma atividade indispensável para garantir a precisão dos registros e a saúde financeira do negócio. O inventário físico periódico é uma ferramenta fundamental nesse processo, pois permite verificar se os dados do sistema de gestão condizem com o que está realmente armazenado.

A realização regular do inventário ajuda a evitar perdas, identificar problemas de gestão e prevenir prejuízos que podem comprometer o sucesso da operação.

O que é o Inventário Físico Periódico?

O inventário físico periódico é o processo de contagem e conferência manual dos itens em estoque em intervalos de tempo predefinidos — como mensalmente, trimestralmente ou anualmente — dependendo do porte e da necessidade da empresa.

Essa verificação compara as quantidades físicas existentes com as registradas nos sistemas de controle, apontando divergências e corrigindo inconsistências.

Por que o Inventário Físico é tão Importante?

1. Identificação de Perdas e Furtos

O inventário físico é o principal meio para detectar perdas no estoque, sejam causadas por:

• Furtos internos ou externos.

• Extravio de mercadorias.

• Danos não registrados.

Ao identificar essas ocorrências rapidamente, a empresa pode tomar medidas corretivas para evitar novas perdas.

2. Correção de Erros de Registro

Erros podem ocorrer em diferentes etapas:

• No recebimento de mercadorias.

• No lançamento de notas fiscais.

• No processo de venda.

• Durante transferências internas.

O inventário periódico revela essas falhas e permite ajustes no sistema, garantindo que as informações sejam sempre confiáveis.

3. Apoio no Planejamento de Compras

Com dados precisos do estoque real, a empresa planeja melhor suas compras, evitando:

• Comprar produtos que já estão em excesso.

• Deixar faltar itens essenciais para vendas ou produção.

Isso otimiza o uso do capital de giro e reduz o risco de perdas financeiras.

4. Melhoria na Gestão Financeira

O valor do estoque impacta diretamente no balanço patrimonial e nos relatórios financeiros. Um inventário atualizado e preciso permite que a contabilidade reflita a realidade da empresa, auxiliando na tomada de decisões estratégicas e no relacionamento com bancos e investidores.

5. Conformidade Fiscal

Para muitas empresas, especialmente as que operam no regime de Lucro Real, a realização do inventário é uma obrigação fiscal. Erros ou omissões podem gerar penalidades, multas e problemas com o Fisco.

Manter o inventário físico em dia garante conformidade legal e evita complicações tributárias.

Boas Práticas para um Inventário Físico Eficiente

• Planejar previamente: Definir responsáveis, áreas e datas.

• Utilizar ferramentas de apoio: Como coletores de dados, etiquetas RFID e sistemas de conferência por código de barras.

• Treinar a equipe: Garantir que todos compreendam os procedimentos.

• Fazer reconciliação imediata: Corrigir no sistema todas as divergências encontradas.

• Registrar e analisar as perdas: Entender as causas para implementar ações corretivas.

Conclusão

Realizar inventários físicos periódicos é um dos pilares de uma boa gestão de estoque. Mais do que uma tarefa operacional, é uma estratégia de proteção dos ativos da empresa, de fortalecimento dos controles internos e de melhoria da rentabilidade.

Empresas que investem nessa prática reduzem perdas, aumentam a eficiência e ganham vantagem competitiva em seus mercados.